Как формировать план закупок и почему это важно

Электронная торговая площадка ONLINECONTRACT запустила образовательный проект «Школа закупок», где эксперты ЭТП объясняют, как эффективно выстроить закупочный процесс и снизить затраты компании без потери качества. В первом выпуске объясняем, почему важно формировать план закупок, что в нем должно быть и с чего начать планирование.

Кому и зачем нужно планировать закупки

План закупок обеспечивает дисциплину. Без плана закупок менеджеры и профильные сотрудники могут легко провернуть «серые» схемы, завысив цену товара, или получить «откат», подтянув карманного поставщика. Из-за этого компания теряет возможность найти лучшего исполнителя. Планирование закупок обязательно для госкомпании и регламентируется несколькими законами.

Закупки государственных и муниципальных бюджетных учреждений регулирует 44-ФЗ. Эти организации обязаны размещать годовой план закупок в Единой информационной системе (ЕИС) на сайте zakupki.gov.ru.

Закупки организаций с долей участия государства более 50%, компаний, занимающихся регулируемыми видами деятельности, естественных монополий и бюджетных организаций регулирует 223-ФЗ. Организации также размещают в ЕИС план закупок на следующий год.

Закупки коммерческих компаний регулирует Гражданский кодекс РФ. Они не обязаны размещать информацию о закупках в открытом доступе. Бизнес проводит закупки разными способами, в разных формах и на разных площадках. На их классификации мы подробно остановимся в следующем выпуске «Школы закупок».

• Вне зависимости от условий и обязательств в закупочной деятельности планирование позволяет решать компании несколько задач:
• компания эффективнее планирует и исполняет бюджет, потому что понимает объемы закупок и затраты;
• заказчик экономит, снижая стоимость товара или услуги, расширяя круг поставщиков и создавая конкурентную среду;
• с планом профильные службы реже проводят срочные закупки.

Начать планировать закупки легко с первых четырех шагов.

Проанализируйте хозяйственную деятельность и регламенты о закупках

Для компаний с бессистемными и неэффективными закупками планирование стоит вводить с аудита действующей системы. В идеале, проанализировать хозяйственную деятельность предприятия и регламенты о закупках должна сторонняя независимая организация. Итогом аудита должен стать актуализированный документ-регламент закупочной деятельности компании — «Положение о закупках». Помимо общих принципов, он объясняет используемые в закупках процедуры, регламентирует формы и порядок их проведения.

Определите потребности подразделений компании и бюджет закупок

Проанализируйте работу всех отделов компании и узнайте потребности в товарах и услугах, определите их объем и технические характеристики. Оцените рынок и выясните среднюю стоимость товаров и услуг, чтобы отразить в плане закупок стартовую цену. Стартовая цена формируется по двум факторам — бюджету закупок и текущих условий рынка. Чтобы исключить формирование бюджета закупок с заведомо завышенными ценами, рекомендуем ввести в штат сотрудника-контролера. Он должен в целом проверять правильность проведения закупок на разных этапах. Бюджет закупок в крупных компаниях обычно формирует отдел снабжения, в малом бизнесе — подразделение-заказчик, в микробизнесе — директор, его помощник или бухгалтерия.